5 voorwaarden voor een succesvol live event
Een live event is de perfecte manier om je verhaal te vertellen aan je publiek: face to face, waarbij alle zintuigen kunt prikkelen voor een onvergetelijke belevenis. Overweeg je om zelf een event te organiseren of om er aan eentje deel te nemen? Zorg dan dat je de volgende vijf punten goed regelt, voor een optimaal rendement uit je investering.
Maak het event een onderdeel van je marketingmix
Het (laten) organiseren van een event is nooit een doel op zich. Het is een van de middelen die je inzet om je marketingdoelstellingen te realiseren. Denk dus goed na over wat je met je event wilt bereiken. Doelen die je via een event goed kunt realiseren zijn onder meer:
Schakel een prof in
Iedereen kan in principe een leuk feestje organiseren en wat artiesten boeken. Maar een goed en onderscheidend event neerzetten dat vlekkeloos verloopt en daadwerkelijk bijdraagt aan het realiseren van je marketingdoelstellingen, dat is een vak apart. Overweeg daarom serieus om een ervaren evenementenbureau in te schakelen. Zo’n bureau neemt kennis en ervaring mee – én een netwerk, bij wie het vaak betere prijzen weet te bedingen dan jijzelf. Bovendien neemt het je veel werk uit handen, zodat jij je tijd kunt besteden aan de dingen waar je goed in bent en geld mee verdient. Zo maakt de investering in een bureau dat je uiteindelijk onder de streep meer over houdt. En vergeet niet: je hebt maar één keer de gelegenheid om een goede eerste indruk te maken!
Maak het iets van de hele organisatie
Vaak wordt een event gezien als ‘een dingetje’ van Sales, Communicatie of Marketing. Voor een succesvol event is het echter belangrijk dat alle afdelingen op een enthousiaste manier betrokken zijn. Niets is immers funester dan dat er na een succesvolle verkoop onvoldoende voorraad is, omdat Inkoop of Productie niet tijdig bij het proces waren betrokken – om maar eens iets te noemen. Betrek daarom vanaf dag één al je steakholders bij de voorbereidingen en maak het slagen van het event tot een gezamenlijk doel.
Zorg voor gemotiveerde bemanning
Personele bezetting kan je event maken of breken. Het gebeurt immers niet zelden dat medewerkers bij de garderobe, op de stand of bij de entree hun smartphone interessanter lijken te vinden dan jouw gasten. Daar gaat de impact van je zorgvuldig georganiseerde event… Of je nu eigen mensen inzet of externe medewerkers inhuurt, een goede briefing is van essentieel belang. Leg daarin goed uit:
Vergeet de follow-up niet
Heb je met bezoekers afgesproken om een offerte te sturen? Heb je op je event leads verzameld? Zorg er dan voor dat je organisatie klaar staat voor een snelle follow-up. Want kom je als bedrijf je afspraken niet na, dan is je event zo goed als voor niets geweest.
De zo belangrijke herinnering aan je event houd je levend door je gasten achteraf te bedanken voor hun aanwezigheid en een link naar foto’s of video’s mee te sturen. Bijvoorbeeld via de mail of een digitale nieuwsbrief. Je kunt hiermee meteen aandacht vragen voor je eventuele volgende event en/of om feedback vragen. De zelfde content kun je – al dan niet in aangepaste vorm – ook gebruiken op social media en andere kanalen. Op die manier vergroot je het bereik van je event en het effect van je inspanningen.
Download hier de volledige white paper “5 succesvoorwaarden voor een live event”.